Thuiswerken betekent meer productiviteit, tevredenheid en duurzaamheid.
Zo regel je het goed.
Thuiswerken (definitief) integreren in je bedrijfsvoering in 2023: voor veel bedrijven is het een worsteling, maar ook een wens. Een worsteling in praktische en administratieve zin. Een wens, veelal vanuit werknemers. 70% van werkend Nederland heeft behoefte aan het nieuwe, hybride werken. Minder reistijd en meer productiviteit is een belangrijke reden. Maar ook de gevolgen daarvan: een fijnere balans tussen werk en privé en minder belasting op het milieu door minder woon-werkverkeer. En ook werkgevers willen wel hybride werken aanbieden, maar weten vaak niet hoe. Dankzij de nieuwe wet- en regelgeving rondom het vergoeden van thuiswerkdagen, wordt er al sinds 2022 op grote schaal aandacht aan besteed. Welke kansen biedt het voor jouw bedrijf in 2023 en hoe maak je het jezelf en medewerkers zo makkelijk mogelijk?
Het hybride werken is een verandering die in meerdere opzichten gunstig kan uitpakken, niet in de laatste plaats voor jou als werkgever. Onderzoek in de afgelopen jaren toont aan dat – hoewel het even schakelen was – de productiviteit van werknemers wel degelijk omhoog is gegaan. Meetings zijn efficiënter en mensen werken meer punctueel. Tel daarbij op dat de reistijd is weggevallen, waardoor een betere werk-privé balans ontstaat. Meer tijd met kinderen of voor privé is veel gehoord argument. Allemaal zaken waar werkgever én werknemer blij van worden. Niets zo slecht voor je humeur en het milieu als vijf keer per week filerijden. Daarnaast is er nog de aankomende wijziging in wetgeving voor bedrijven op het gebied van duurzaamheid. De nieuwe wet stelt dat bedrijven van 100+ medewerkers hun CO₂-uitstoot in kaart moeten brengen (en waarschijnlijk reduceren). Genoeg reden om nu al in te stappen.
Hybride werken als basis voor nieuwe wetgeving
Al sinds 2022 geldt de nieuwe wetgeving rondom reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding. Naast de maximaal €0,21 per kilometer voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten, kun je nu ook onbelast tot €2,15 per dag thuiswerkvergoeding bieden aan je werknemers. Het is een duidelijke boodschap vanuit de overheid dat thuiswerken in 2023 niet meer noodzakelijk is, maar wel de norm mág worden. Werkte voorheen vrijwel iedere werkgever met een vaste vergoeding van reiskosten, tegenwoordig is flexibel vergoeden naar verbruik de norm. Iets waar jouw werknemers ongetwijfeld ook oren naar hebben. Het is een wijziging die financieel aantrekkelijk is voor beiden partijen: een werknemer krijgt altijd waar hij recht op heeft en ervaart de vrijheid van het flexibele werken. Jij betaalt nooit meer onterecht reiskosten (die bijna altijd vele malen hoger liggen dan een thuiswerkvergoeding) en kunt zelfs besparen op kantoorkosten als je wilt.
Waar komt die €2,15 thuiswerkvergoeding vandaan?
NIBUD heeft er een berekening op losgelaten. Compensatie voor verbruik van energie en water, toiletpapier en zes kopjes koffie per dag, vormen de basis van deze berekening. Per 1 januari 2023 is deze vergoeding van €2 verhoogd naar €2,15.
Zo werkt de flexibele vergoeding van thuiswerken en reiskosten
Daar zitten natuurlijk wat voorwaarden aan verbonden. De nieuwe wetgeving is heel duidelijk. Zo mag je geen vergoeding uitkeren voor thuiswerken én woon-werkverkeer op één dag. Hoezeer je het medewerkers ook gunt en je hier ‘niet moeilijk over doet’; het is simpelweg bij wet verboden. Verwacht wordt dat je (nieuwe) afspraken maakt met medewerkers over hoe zij hun werkdagen verdelen tussen thuis en kantoor en dat je het (nieuwe) gedrag inzichtelijk maakt. Hier wordt ook actief op gecontroleerd door de Belastingdienst (Alles over de wetgeving vind je hier). Onveranderd is dat het vergoeden van zakelijke ritten ook geregistreerd moet worden. Nu denk je misschien: ‘Fijn, die flexibiliteit. Maar van vrijheid is zeker geen sprake.’ We snappen dat het klinkt als heel wat rompslomp. Het goede nieuws is dat het dat niet hoeft te zijn.
Nieuwe vergoedingen, nieuwe mogelijkheden
Je vaste vergoeding was gebaseerd op de simpele 128-dagen-regeling. Is het reisgedrag van je werknemer voor 60% voorspelbaar, dan mag je dat doortrekken voor het hele jaar een maandelijks een vast bedrag uitkeren. Voorheen werden thuiswerkdagen niet apart gedeclareerd of vergoed, maar werden thuiswerkdagen dus eigenlijk ‘gedekt’ door middel van de vaste reiskostenvergoeding. Oneerlijk omdat dit hoger ligt dan nodig, maar ook werknemers die verder weg wonen dus een hogere thuiswerkvergoeding kregen dan collega’s dichter bij kantoor. Omdat het vroeger incidenteel gebeurde werd het geaccepteerd, maar met de gewijzigde situatie van de afgelopen jaren en het veranderende thuiswerkgedrag dat we nu vertonen, is dus besloten in te grijpen: de nieuwe wetgeving rondom thuiswerkvergoedingen. Met nieuwe vergoedingen zijn er ook nieuwe mogelijkheden. We snappen dat je niet zit te wachten op weer drie verschillende systemen, dus we hebben er één voor je: Freddi.
Één druk op de knop en je nergens meer druk om maken
Één app voor het registreren van woon-werkverkeer, thuiswerkdagen en zakelijke ritten (dit laatste gaat gemakkelijk dankzij GPS-tracking). Een werknemer is zelf in controle, kan met één druk op de knop de gewenste vergoeding selecteren en heeft realtime inzicht in de vergoeding die hij eind van de maand ontvangt. Je salarisadministratie hoeft niet langer te turven of formules te controleren in Excel, heeft in één keer overzicht over alle registraties en niemand hoeft zich meer druk te maken over het dubbel uitkeren van kilometers als zakelijke ritten deels binnen de vaste woon-werkverkeervergoeding vallen.
Zo simpel kan het zijn.
Thuiswerken, goed geregeld
Hybride werken en je werknemers vaker laten thuiswerken, is dus makkelijker dan je tot vijf minuten geleden dacht. Om kiezen voor flexibel vergoeden en het omarmen van vaker thuiswerken nóg makkelijker te maken, hebben we een handige factsheet ontwikkeld. Download ‘m vandaag en jij bent morgen klaar voor het nieuwe werken. Namens je medewerkers: bedankt!
Plan een online demo
In deze gratis online demo van 30 minuten bespreken we aan de hand van jouw uitdagingen en behoefte of en hoe Freddi de oplossing is.