Privacy Statement

Jouw privacy is belangrijk voor ons

Verwerking persoonsgegevens
Je privacy is belangrijk voor ons. Dit statement vormt de basis waarop alle persoonlijke gegevens die wij van je verzamelen of die je ons verstrekt, door Freddi.nl (Freddi.nl is een label van Reisbalans b.v., “wij”, “ons” of “onze”) worden verwerkt. Lees het volgende aandachtig door om te leren hoe Freddi.nl met je persoonsgegevens omgaat.

De term ‘Persoonsgegevens’ verwijst naar informatie over jou persoonlijk (naam, kenteken, telefoonnummer, e-mail, enz.). Houd er rekening mee dat als gevolg van zowel wijzigingen in de wet als de steeds veranderende aard van technologie ons privacy beleid onderhevig is aan wijzigingen. Telkens wanneer een wijziging plaatsvindt, werken wij ons Privacy Statement bij zonder je hiervan op de hoogte te stellen. De meest recente versie van ons Privacy Statement is van toepassing. Wij raden je dus aan dit statement regelmatig te bekijken. Persoonsgegevens worden door ons met de grootst mogelijke zorgvuldigheid verwerkt in overeenstemming met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Het uitgangspunt bij verwerking is dat gegevens die verwerkt worden toereikend zijn, niet bovenmatig en ter zake dienend.

Wie is verantwoordelijk voor de gegevens?
Reisbalans, statutair gevestigd te Amersfoort, is de Verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van je gegevens. Dit statement is van toepassing op het verzamelen en meer in het algemeen het verwerken van persoonsgegevens door Reisbalans, met als voornaamste doel de verwerking van betalingen en het verlenen van mobiliteitsdiensten van Reisbalans.

Bewaartermijn
Wij bewaren de door ons verzamelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens zijn verzameld en gedurende maximaal 18 maanden na afloop hiervan, tenzij anders vermeld in dit Privacy Statement. Na afloop van de hier gemelde bewaartermijn zullen al je persoonsgegevens worden verwijderd, tenzij de gegevens in verband met wettelijke verplichtingen langer bewaard moeten blijven. Verwijdering impliceert het anonimiseren, vernietigen of zodanig bewerken dat het niet meer mogelijk is je te identificeren.

Welke gegevens worden verzameld en voor welk doel?
Je kunt ons informatie verstrekken door het invullen van formulieren op onze website(s) of via je werkgever, door het gebruiken van onze website of onze app, door contact met ons op te nemen via de telefoon of e-mail, door gebruik van diensten van derden of anderszins. Dit omvat informatie die je verstrekt wanneer je je registreert op onze websites, gebruik maakt van mobiliteitsdiensten van derden, ons een verzoek stuurt, contact opneemt met onze klantenservice, een contract afsluit voor de levering van diensten, deelneemt aan promoties of enquêtes en wanneer je een probleem meldt via onze site. De persoonlijke informatie die je verstrekt, die nodig is om ons in staat te stellen je onze diensten te verstrekken en/of ons antwoord te bieden, kan je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, ritinformatie (locatie, tijd, leverancier, klantnummer), en bankgegevens bevatten. Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan die in dit Privacy Statement worden beschreven. Wij zullen je persoonsgegevens nooit verkopen.

Meer specifiek, om je verzoek om één of meerdere (mobiliteits)diensten te leveren, te wijzigen of te updaten, moeten wij in de volgende gevallen informatie van je verzamelen.

Uitnodigen van je als Betrokkene voor onze dienstverlening
Om je de mogelijkheid te geven een overeenkomst te sluiten met Reisbalans sturen wij je in opdracht van een derde partij (veelal je werkgever) een uitnodiging per e-mail met daarin een unieke verificatiecode. Via deze code kun je jezelf registreren. Deze gegevens worden gebruikt op basis van gerechtvaardigd belang. Wij zullen deze gegevens tot 3 maanden bewaren na ontvangst hiervan van je werkgever.

Aangaan van een overeenkomst
Voordat je gebruik kunt maken van de diensten van Reisbalans sluit je een overeenkomst met Reisbalans. Deze overeenkomst ga je aan in het registratieproces op portal.freddi.nl Voor het kunnen opstellen en beheren van deze overeenkomst zullen wij je contactgegevens, personalia en inloggegevens verwerken.

Deze gegevens worden gebruikt op basis van een wettelijke grondslag, namelijk om uitvoering te geven aan de overeenkomst. Wij bewaren je gegevens op onze website tot 18 maanden na beëindiging van de overeenkomst.

Aangaan van een factuurrelatie
Indien wij met jou een factuurrelatie aangaan heeft Reisbalans je gegevens nodig zoals personalia, NAW-gegevens en bankrekeningnummer.
Deze gegevens worden gebruikt op basis van een wettelijke grondslag, namelijk om uitvoering te geven aan onze administratieplicht. Wij zullen deze gegevens bewaren tot 10 jaar na de factuurdatum.

Aanmaken van een persoonlijk gebruikersaccount op de beveiligde omgeving van onze website
Wanneer je gebruik wilt maken van de diensten van het label Freddi van Reisbalans, heb je een persoonlijk account nodig op de beveiligde omgeving van portal.freddi.nl, de Freddi app of Freddi.nl. Voor dit account hebben wij bepaalde gegevens van je nodig. Het gaat bijvoorbeeld om je contactgegevens, woonlocatie, wachtwoord, werklocatie, reishistorie en e-mailadres.
Heb je de dienst Reisbalans verstrekt gekregen vanuit een derde (bijvoorbeeld je werkgever) dan gebruiken wij indien mogelijk je zakelijke contactgegevens.

De basis voor de verwerking van deze gegevens is het uitvoeren van een overeenkomst. Wij bewaren je account-gegevens op onze website tot 18 maanden na beëindiging van het gebruikersaccount.

App-gebruik en ritregistratie
Onze app is gekoppeld aan je Freddi account. In de app gebruiken wij je contactgegevens, reishistorie, transactiegegevens, locatie-gegevens, apparaat gegevens en OS-gegevens.

Nadat je de app installeert en je in de app inlogt, kunnen we je pushberichten versturen over het valideren van ritten, kun je je registraties uitvoeren en kun je contact opnemen met de Reisbalans klantenservice. Daarnaast kun je door middel van de app je reishistorie inzien en kunnen je ritten worden geregistreerd. De ritregistratie via Volg mijn Reis functie vindt plaats op basis van de locatiebepaling (telefoonsignaal, WIFI en/of GPS) van je mobiele apparaat. Voor het aanzetten van locatiebepaling wordt vooraf je toestemming gevraagd. Je kunt op ieder gewenst moment de locatiebepaling aan- en uitzetten.

De functie Volg Mijn Reis registreert automatisch je ritten zodat je deze niet handmatig hoeft in te voeren, deze records worden gebruikt om nieuwe declaraties te maken. Je vindt ze in het Overzicht zodra ze zijn verwerkt. De Volg Mijn Reis optie gebruikt je locatie op de achtergrond alleen als je deze functie aan hebt staan.

De basis voor de verwerking van deze gegevens is het uitvoeren van een overeenkomst. Wij bewaren App-gegevens tot 18 maanden na beëindiging van het gebruikersaccount.

Klantcontact en (elektronische) berichten
Om je vragen te kunnen beantwoorden of je ergens mee te helpen is het soms noodzakelijk dat wij je gegevens gebruiken. Deze gegevens zijn door jou aan ons verstrekt. Het gaat bijvoorbeeld om je contactgegevens, je ritgegevens of je apparaat gegevens. In sommige gevallen, zoals bij hulp op afstand, is het tevens nodig dat wij met je meekijken in je persoonlijke portal.freddi.nl omgeving. Voor het afhandelen van klachten of verzoeken kan het nodig zijn dat wij je bankgegevens gebruiken.

Wij zenden je, zonder toestemming, berichten die geen reclame-karakter hebben, bijvoorbeeld berichten over aankoop, beheer, wijziging of beëindiging van Diensten of over gebruik van Diensten van derde partijen, zoals bij wijzigingen of calamiteiten.

De basis voor de verwerking van deze gegevens is het uitvoeren van een overeenkomst. Wij bewaren je klantcontactgegevens en elektronische berichten tot 18 maanden na beëindiging van je gebruikersaccount.

Rapporteren
Voor het opstellen van rapportages en het uitvoeren van statistisch onderzoek gebruiken wij zo veel mogelijk geaggregeerde gegevens, bijvoorbeeld reisgegevens. Voor rapportages aan het management van Reisbalans gebruiken wij geen namen, e-mailadressen of andere rechtstreeks identificerende informatie. Voor rapportages aan je werkgever worden wel namen en contactgegevens gebruikt.

De basis voor de verwerking van deze gegevens is het uitvoeren van een overeenkomst en de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Reisbalans. Wij bewaren rapportages tot 18 maanden na beëindiging van de overeenkomst.

Verbeteren van Reisbalans
Reisbalans is constant bezig met het verbeteren van haar dienstverlening en je gebruikservaring. Voor het verbeteren van onze dienstverlening worden analyses gemaakt van je gegevens. Hierbij worden bijvoorbeeld reisgegevens, website- en appbezoek, systemen- en accountgegevens geanalyseerd.
De basis voor de verwerking van deze gegevens is de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Reisbalans. Wij bewaren deze gegevens tot 18 maanden na beëindiging van je gebruikersaccount.

Veilig houden van Reisbalans
Met het oog op fraudepreventie en -detectie kunnen wij je contact- en reisgegevens gebruiken. Ook kunnen wij voor beveiligingsdoeleinden gebruik maken van je account- en systeemgegevens als ook je IP-adressen.
De basis voor de verwerking van deze gegevens is de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Reisbalans. Wij bewaren je gegevens tot 18 maanden na aanmaken van de gegevens. Als er sprake is van fraude of ongeautoriseerde toegang, dan bewaren wij de gegevens tot 10 jaar na het moment van het incident.

Aan wie verstrekken wij persoonsgegevens?
Wij kunnen je de persoonsgegevens verstrekken die betrekking hebben op jou. Wij verstekken je gegevens aan de volgende categorie ontvangers:

  • Wij verstrekken persoonsgegevens aan (de vertegenwoordigers) van de organisatie (in veel gevallen je werkgever) of de natuurlijk persoon die je het recht heeft gegeven gebruik te maken van Reisbalans. Wij willen je erop attenderen dat het gebruik van onze dienstverlening resulteert in een bestand van persoonsgegevens op basis waarvan beslissingen kunnen worden genomen over het gebruik van Reisbalans door de organisatie of de natuurlijk persoon. Zo kan je reishistorie met locatie, tijd en vervoersmiddel worden ingezien door de organisatie of de natuurlijk persoon.
  • Wij zijn genoodzaakt je persoonsgegevens te verstrekken indien wij daar om welke reden dan ook door de wet toe verplicht worden.
  • Wij kunnen je persoonsgegevens verstrekken aan Verwerkers in de zin van de AVG. Dit zijn leveranciers die werkzaamheden uitvoeren in opdracht van ons. Persoonsgegevens worden alleen gedeeld met partners, wanneer wij een samenwerking met deze partner nodig achten voor onze bedrijfsvoering, het juist en veilig kunnen functioneren van onze diensten of voor ontwikkeling van toekomstige diensten. Wanneer wij samenwerken met partners zien wij er als Verwerkingsverantwoordelijke op toe dat persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG op behoorlijke en zorgvuldige wijze door deze leveranciers worden verwerkt. Het gaat hierbij om de volgende type Verwerkers:
    • Hosting partijen
    • Klantenservice software
    • Analyse-software
    • Securitysoftware voor het veilig houden van onze diensten
    • Filesharing
    • Onderzoek software en diensten

Zoals al eerder in dit document aangegeven; wij gebruiken je persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan die in dit Privacy Statement worden beschreven. Wij zullen je persoonsgegevens nooit verkopen.

Opslag gegevens
Wij slaan je persoonlijke gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte.

Links naar sites van derden
Onze dienst kan links bevatten of je verwijzen naar andere websites, apps en advertenties van derde partijen, die informatie over je bij kunnen houden. Wij hebben geen controle over dergelijke sites of hun activiteiten. Alle gegevens, inclusief persoonsgegevens, die je aan die derden verstrekt, worden rechtstreeks aan die derde verstrekt en zijn onderworpen aan het privacy beleid van die derde partij. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud, privacy- en beveiligingspraktijken en het beleid van derden waar wij naar linken of verwijzen. Wij raden je aan om de privacy- en beveiligingspraktijken en het beleid van de derde partij te bestuderen voordat je gegevens aan ze verstrekt. Deze kunt je vinden op de website van de derde partij, eventueel kunt je de derde partij verzoeken je deze te verstrekken.

Beveiliging
Voor de bescherming van je persoonsgegevens hebben wij fysieke, technische en organisatorische maatregelen getroffen. Wij stellen alles in werking om de volledige betrouwbaarheid, nauwkeurigheid en volledigheid van alle persoonsgegevens in onze databanken te handhaven en om de privacy en veiligheid van onze applicaties en databanken te beschermen. Wij hebben in ieder geval de volgende maatregelen genomen:

  • Wij hebben fysieke en technische maatregelen en managementprocedures ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen;
  • Gevoelige informatie of persoonsgegevens, zoals accountwachtwoorden en andere betalingsgerelateerde identificeerbare informatie, worden versleuteld verstuurd;
  • Gevoelige informatie wordt waar mogelijk versleuteld en/of gehasht opgeslagen (waaronder je wachtwoord); wij beperken de interne toegang tot persoonsgegevens tot werknemers die de informatie nodig hebben om hun taken uit te voeren.
  • Onze medewerkers zijn gebonden aan een geheimhoudingsclausule.
  • Onze informatie-management-systemen zijn zodanig ingericht dat werknemers die niet bevoegd zijn tot het raadplegen van bepaalde informatie of persoonsgegevens, in beginsel geen toegang hebben tot die informatie;
  • Onze servers staan in een beveiligde omgeving in datacenters. Je hebt uitsluitend toegang tot de front-end van onze servers en enkel door in te loggen middels een gebruikersnaam en wachtwoord. Je bent zelf verantwoordelijk voor het veilig bewaren van je inloggegevens;
  • Er worden regelmatig back-ups gemaakt van de persoonsgegevens.

Zeven Rechten
De persoonsgegevens die wij gebruiken, zijn en blijven natuurlijk je eigendom. Daarom heeft je het recht om de gegevens die wij van je hebben in te zien, aan te passen, te wissen, te beperken of over te dragen aan iemand anders. Dit kan in sommige gevallen via portal.freddi.nl of Freddi.nl, of via het aanvraagformulier via de servicepagina. Het volgende kunt je bij ons indienen:

  • Een verzoek tot dataportabiliteit op basis van het recht dat je hebt om persoonsgegevens over te dragen naar een andere partij;
  • Een verzoek tot vergetelheid waarmee je je recht kunt uitoefenen om ‘vergeten’ te worden;
  • Een verzoek tot inzage op basis van het recht dat je hebt om de persoonsgegevens die wij van je verwerken in te zien;
  • Een verzoek tot rectificatie en aanvulling waarmee je het recht heeft om persoonsgegevens die wij verwerken te wijzigen;
  • Een verzoek tot beperking van de verwerking waarmee je gebruik kan maken van je recht om minder gegevens te laten verwerken;
  • Een verzoek tot bezwaar waarmee je gebruik kan maken van je recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Zodra wij je schriftelijke verzoek hebben ontvangen, zullen wij je vragen je nader te identificeren om er zeker van te zijn dat wij je persoonsgegevens niet aan anderen bekendmaken. Vervolgens zullen wij je een overzicht bieden van alle persoonsgegevens die wij over je bewaren en/of persoonsgegevens corrigeren, wijzigen, exporteren of verwijderen. Je aanvraag wordt binnen 30 dagen afgehandeld. Wij wijzen je erop dat je verzoek gevolgen kan hebben voor je gebruik van onze diensten.

Vragen of klachten?
Elke persoon heeft het recht bij ons een vraag of een klacht in te dienen over de verwerking van haar persoonsgegevens door contact met ons op te nemen op een wijze zoals hierna vermeld. Wil je je gegevens corrigeren, heb je een vraag of heb je bezwaar tegen de verwerking van je gegevens door ons, dan kunt je ons een bericht sturen. Wij, Freddi.nl en Reisbalans, zijn gevestigd te Amersfoort en hebben een kantoor aan de Utrechtseweg 15, 3811 NA. Onze servicedesk is te bereiken via telefoonnummer 088 – 934 3456 en e-mailadres info@reisbalans.nl.

Voor eventuele klachten over de verwerking van persoonsgegevens of het afhandelen van klachten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens door Reisbalans kunt je rechtstreeks contact opnemen met de Autoriteit Bescherming Persoonsgegevens, via telefoonnummer (088) 18 52 50, of via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap.