Nieuwe wetgeving 2023 en handhaving door de Belastingdienst.
De wetgeving over de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer was in 2022 al veranderd, maar veel bedrijven zijn (nog steeds) zoekende naar het beleid met betrekking tot het flexibel hybride werken. Per 1 januari 2023 is ook de hoogte van de maximale onbelaste vergoeding voor zakelijke ritten en thuiswerken verhoogd. Hoe ga jij het woon-werkverkeer, de thuiswerkdagen en/of zakelijke ritten van jouw werknemers in 2023 registreren?
Kiezen tussen een vaste of flexibele vergoeding
In plaats van de traditionele vaste reiskostenvergoeding zijn er twee opties: een vaste vergoeding of een flexibele vergoeding. Beiden hebben voor- en nadelen. Welke optie je ook kiest, je moet als werkgever het woon-werkverkeer van je werknemers in kaart brengen. Wil je dat jouw medewerkers flexibel kunnen plannen? Onze registratietool Freddi is de oplossing!
Vaste vergoeding
- Je spreekt een vaste verhouding af tussen werken op kantoor en thuiswerken. Bijvoorbeeld vier dagen op kantoor en één dag thuis. Je mag hier niet van afwijken.
- Je werknemers zijn vrij in het plannen van de daadwerkelijke dag, als de afgesproken verhouding maar gelijk blijft.
- Je mag de vaste maandvergoeding berekenen op basis van 214 werkbare dagen als je voldoet aan de 60% norm (ook bekend als de 128-dagenregeling).
- Je geeft een vaste vergoeding per maand. Per werknemer wordt de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding eenmalig berekend. Als de werknemer (tijdelijk) meer woon-werkkilometers maakt of tijdelijk toch vaker naar kantoor gaat, wordt dit niet vergoed.
- Je moet voor elke werknemer nieuwe afspraken maken en per werknemer uitrekenen wat de nieuwe vaste vergoeding wordt.
- Je hoeft geen administratie bij te houden.
Flexibele vergoeding
- Je werknemers kunnen flexibel inplannen of ze op kantoor of thuiswerken. Ze kunnen dat bijvoorbeeld af laten hangen van de werkzaamheden van die periode.
- Je mag daadwerkelijk gereden kilometers vergoeden.
- De vergoeding is eerlijker. Je vergoedt alleen waar de werknemer recht op heeft. Werkt een werknemer bij nader inzien toch een dagje thuis? Dan hoef je geen onnodige reiskosten te betalen.
- Je moet een administratie bijhouden. Met Freddi gaat dat heel eenvoudig.
Belastingvrije thuiswerkvergoeding
In 2022 geïntroduceerd en in 2023 verhoogd: de belastingvrije thuiswerkvergoeding van €2,15 per dag voor een kop koffie en wc-papier. Als een werknemer een thuiswerkvergoeding krijgt voor een thuiswerkdag, vervalt een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer die dag.
Lees hier de vier belangrijkste zaken over de nieuwe regelgeving
Een doorn in het oog voor de ene helft HR-professionals en directeuren, iets volledigs onbekend voor de andere helft. Wat weet jij over de nieuwe wet- en regelgeving op het gebied van reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding?
Probeer Freddi nu de eerste drie maanden gratis!
Daarna betaal je maandelijks €4 per werknemer. Maar geen zorgen, opzeggen kan ook maandelijks. Ready, Freddi, Go!
Met Freddi kunnen je werknemers flexibel blijven werken
Met Freddi registreren jouw werknemers eenvoudig woon-werkverkeer, thuiswerkdagen en zakelijke kilometers. Zo blijven ze flexibel en krijgen ze een eerlijke vergoeding. Met Freddi voldoe je altijd aan de laatste wet- en regelgeving.