Veelgestelde vragen Werkgevers en HR

Aanmelden bij Freddi gaat supersnel. Start de gratis proefperiode en vul je e-mailadres in. We maken direct jouw persoonlijke werkgeversportal aan. Nog even wat gegevens invullen en binnen 5 minuten kun je jouw werknemers al uitnodigen!

Start de gratis proefperiode van drie maanden. De proefperiode start vanaf het moment dat we jouw persoonlijke portal aanmaken. Na de proefperiode betaal je €4,- per actieve user, per maand (excl. btw). Bekijk alle details over de proefperiode in de gebruikersvoorwaarden.

Freddi is de eerste drie maanden gratis. Daarna betaal je maandelijks €4.- per werknemer (exclusief 21% btw). De factuur wordt gebaseerd op het aantal geactiveerde werknemers van de gefactureerde maand.

Neem contact met ons op. De supportafdeling zal je vragen om dit per e-mail te bevestigen. Er geldt een opzegtermijn van één maand. Bekijk alle details over het opzeggen in je contract.

Aanmelden bij Freddi gaat supersnel. Start de gratis proefperiode en vul je e-mailadres in. We maken direct jouw persoonlijke werkgeversportal aan.

Volg daarna deze stappen:

1. Stel de standaard vergoedingen voor jouw bedrijf in (woon-werkverkeer, thuiswerkvergoeding en zakelijke ritten).
2. Voeg werknemers toe met voornaam, achternaam en e-mailadres. Selecteer voor elke werknemer de beschikbare vergoedingen (dit wordt ook wel een budgetgroep genoemd).
3. Nodig de gewenste werknemers uit. De werknemers krijgen nu een e-mail om hun account te activeren.
4. Voeg optioneel favoriete locaties toe zoals bijvoorbeeld het kantoor. Deze favoriete locaties zijn voor alle werknemers zichtbaar.

Ga naar portal.freddi.nl en log in met je e-mailadres en wachtwoord.

Vraag een nieuw wachtwoord aan op de log-in pagina portal.freddi.nl. Als je bent uitgelogd: vanaf portal.freddi.nl > Klik op wachtwoord vergeten (onder het e-mailveld). Je krijgt een e-mail met een link om een nieuw wachtwoord in te stellen. Als je bent ingelogd: Klik rechtsboven op je naam > Profiel en vul onderaan de pagina een nieuw wachtwoord in.

Neem contact met ons op. De supportafdeling helpt je verder.

Neem contact met ons op. De supportafdeling helpt je verder.

In je profiel. Klik rechtsboven op je naam > kies tabblad voorwaarden. Hier kun je de verschillende voorwaarden bekijken.

Op het Dashboard in de werkgeversportal zie je één oogopslag hoe je ervoor staat. Het is het resultaat van alle registraties van je werknemers. Bovenaan vind je de lopende periode. Daaronder de laatste afgesloten periode.

Wat houdt dit in?
Tweestapsverificatie is een extra vorm van beveiliging. Dit betekent dat je, naast het invoeren van jouw wachtwoord, ook een code moet invoeren die naar je telefoon is gestuurd. Op die manier hebben eventuele hackers niet meer genoeg aan alleen het stelen van jouw wachtwoord.

Hoe werkt het?
De verificatie gaat via je telefoon. Je kunt hiervoor elke verificatie-app gebruiken die je wilt, maar voor deze instructie maken wij gebruik van de app Google Authenticator. Je moet deze verificatie eenmalig binnen Freddi instellen, waarna je voortaan kunt inloggen door middel van jouw wachtwoord en een verificatiecode.

Volg de onderstaande instructies om de tweestapsverificatie in te stellen.

1. Login op je admin account in Freddi.
2. Klik rechts bovenin op je naam (profiel) en klik vervolgens op het tabblad ‘Tweestapsverificatie’.
3. Je ziet nu een QR code verschijnen. Deze heb je nodig om de verificatie op je telefoon compleet te maken.
4. Download een verificatie-app (voor deze instructie maken wij gebruik van de app Google Authenticator).
5. Open de app, log in met je google account en klik rechts onderin op het + teken.
6. Klik op ‘ QR code scannen’.
7. Geef de app toestemming voor het gebruik van je camera en richt deze op de QR code op het scherm.
8. Voer in de Freddi omgeving de verificatiecode in die je in de app ziet en voer jouw wachtwoord in.
9. Klik op bevestigen. De tweestapsverificatie is nu ingesteld.

Hoe moet ik nu inloggen?

1. Ga naar loginpagina Freddi
2. Voer je e-mail adres en wachtwoord in en klik op ‘Inloggen’.
3. Open de verificatie-app die je in de bovenstaande stappen gebruikt hebt en klik op jouw account.
4. Voer de verificatiecode in en klik op ‘Inloggen’.

Klik links in het menu op Medewerkers > Medewerkers toevoegen. Je kunt nu werknemers toevoegen. Vul de voornaam, achternaam en het e-mailadres in. Selecteer voor elke werknemer de beschikbare vergoedingen (soms ook wel budgetgroepen genoemd). Let op: werknemers zijn nu nog niet uitgenodigd!

Klik links in het menu op Medewerkers > Klik op het tabblad Nog niet uitgenodigd. Je kunt nu nog niet-uitgenodigde werknemers uitnodigen. Selecteer de werknemers die je wilt uitnodigen en klik onderaan op de pagina op Nu uitnodigen. Let op: je moet eerst werknemers toevoegen.

Klik links in het menu op Medewerkers > Klik op het tabblad Uitgenodigd. Hier zie je alle uitgenodigde, maar nog niet actieve werknemers. Je kunt eventueel de uitnodiging opnieuw verzenden.

Laat de werknemer in de spam kijken. Staat daar niks? Stuur dan de uitnodiging opnieuw. Klik links in het menu op Medewerkers > Klik op het tabblad Uitgenodigd. Zoek de werknemer op en klik op Opnieuw uitnodigen. Komt deze uitnodiging ook niet aan? Neem dan contact met ons op.

Zoek de werknemer op en klik op bekijken. Wil je iets in het Profiel wijzigen? klik op Wijzigen rechtsonder. Voer je wijzigingen door en klik rechtsonder op Medewerker bewaren om de wijzigingen op te slaan. Wil je iets in het Dienstverband wijzigen? Klik op Dienstverband wijzigen, voer je wijzigingen door en klik op Dienstverband wijzigen om je wijzigingen op te slaan. Het zoeken van een werknemer kan via de zoekbalk bovenin of via het menu links > Medewerkers.

Wijzig het Profiel van de werknemer. Zoek de werknemer op via de zoekbalk (of via het linker menu Medewerkers) en klik op Wijzigen rechtsonder. Pas onder het kopje Persoonlijke Gegevens het huisadres aan en klik op Medewerker bewaren om de wijzigingen op te slaan.

Neem contact met ons op. De supportafdeling helpt je verder.

Blokkeer de werknemer in zijn/haar Profiel. Zoek de werknemer op via de zoekbalk (of via het linker menu Medewerkers) en klik op Blokkeren rechtsonder. Geef een datum op per wanneer deze werknemer geblokkeerd moet zijn. Je kunt de deactivatie ook weer ongedaan maken. Kies Activeren of Toekomstige blokkade annuleren op dezelfde plek.

Klik links in het menu op Medewerkers > Klik op het tabblad Beëindigd > Zoek de medewerker en klik op Bekijken. Onderaan de pagina kun je de werknemer weer activeren. Let op: de werknemer moet een nieuw wachtwoord aanmaken via de wachtwoord vergeten link.

Om Freddi goed te kunnen gebruiken hebben we gegevens van de werkgever nodig.

• Bedrijfsgegevens
• Factuurgegevens
• Admingegevens

Wijzig je organisatie gegevens. Klik in het menu links op Organisatie > Wijzig > Vul de gegevens aan. Een logo of icoon is niet noodzakelijk.

Je kunt voor het hele bedrijf standaard vergoedingen instellen. Dit zijn vergoedingen voor woon-werkverkeer, thuiswerkvergoedingen en een kilometervergoeding voor zakelijke ritten (via de GPS-functie Volg mijn reis of handmatig toegevoegde ritten). Voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten kun je extra kaders instellen. Je kunt deze vergoedingen instellen door op het menu aan de linkerkant op Vergoedingen te klikken.

Freddi ondersteunt drie soorten vergoedingen die je voor het hele bedrijf in- of uit kunt schakelen. Daarnaast kun je per werknemer instellen welke vergoeding(en) beschikbaar zijn. De werknemers worden daarmee ingedeeld in een zogenaamde ‘budgetgroep’.

Door de juiste budgetgroep te selecteren. Tijdens het onboarden wordt gevraagd om medewerkers toe te voegen. Onder het kopje Beschikbare vergoedingen kun je voor elke werknemer de juiste budgetgroep selecteren. Als je dit later wilt wijzigen kan dat door het dienstverband te wijzigen.

Klik links in het menu op Vergoedingen en stel de vergoeding in. Dit gaat over de bedrijfsbrede vergoeding per kilometer voor werknemers die hun standaard route voor woon-werkverkeer rijden. Deze is gemaximaliseerd op de belastingvrije vergoeding van €0,21 per kilometer. Optioneel kun je ook een onder- en bovengrens voor een enkele rit instellen. Laat het veld leeg als je geen limiet wilt instellen. Dit wordt ook de eerste keer gevraagd tijdens het onboarden.

Klik links in het menu op Vergoedingen en stel de vergoeding in. Dit gaat over de bedrijfsbrede vergoeding per dag voor werknemers die thuiswerken. Deze is gemaximaliseerd op de belastingvrije vergoeding van €2,15 per dag. Dit wordt ook de eerste keer gevraagd tijdens het onboarden.

Klik links in het menu op Vergoedingen en stel de vergoeding in. Dit gaat over de bedrijfsbrede vergoeding per kilometer voor werknemers die voor afspraken buiten de deur zakelijke kilometers rijden (via de GPS-functie Volg mijn reis of handmatig toegevoegde zakelijke ritten). Deze is gemaximaliseerd op de belastingvrije vergoeding van €0,21 per kilometer. Optioneel kun je ook een ondergrens voor een enkele rit instellen. Laat het veld leeg als je geen limiet wilt instellen. Dit wordt ook de eerste keer gevraagd tijdens het onboarden.

Deze bedrijfsbrede favoriete locaties helpen jouw werknemers hun rittenregistratie gemakkelijker uit te voeren. Alle werknemers kunnen deze favoriete locaties zien. Voer bijvoorbeeld je kantoorlocatie op als favoriete locatie.

Klik links in het menu op Favorieten > Favoriet toevoegen. Geef de favoriet een naam die voor alle werknemers makkelijk te herkennen is (bijv. Kantoor Amersfoort) en zoek de locatie op. Klik op opslaan om deze locatie voor alle werknemers toe te voegen als favoriete locatie.

Freddi is de eerste drie maanden gratis. Daarna betaal je maandelijks €4.- per werknemer (exclusief 21% btw). De factuur wordt gebaseerd op het aantal geactiveerde werknemers van de gefactureerde maand.

Je krijgt een factuur voor het gebruik van Freddi zodat werknemers registraties via de Freddi app kunnen toevoegen. Alle registraties komen samen in het verrekenbestand. Dat verrekenbestand kan de salarisadministratie gebruiken om de hoogte van de vergoeding te bepalen. De salarisadministratie moet deze vergoeding zelf uitbetalen.

14 dagen. Je ontvangt aan het einde van de kalendermaand per e-mail een factuur. Betaal de factuur binnen 14 dagen na factuurdatum. We hebben de uiterste betaaltermijn voor het gemak ook op de factuur gezet.

Het verrekenbestand gebruik je voor de salarisadministratie. In deze Excel-file worden alle registraties van werknemers weergegeven en kun je een samenvatting vinden. Deze samenvatting gebruik je om te bepalen op welke vergoeding elke werknemer recht heeft. Goed om te weten: in het verrekenbestand zitten op dit moment nog kolommen en tabbladen die niet van toepassing zijn. We werken aan een simpelere versie.

Welke kolommen en tabbladen moet je nu gebruiken?
Gebruik het tabblad Verrekening voor de salarisadministratie. Dit is de samenvatting van elke werknemer. Gebruik het tabblad Ritten en Dagvergoedingen om eventuele controles van alle ritten en registraties van thuiswerkdagen uit te voeren.

Verrekening
In dit tabblad zijn maar een paar kolommen relevant. Overige kolommen mag je negeren.

• Kolom A = Personeelsnummer (optioneel)
• Kolom B = Naam medewerker
• Kolom I = Netto uit te keren vergoeding

Je gebruikt een tussentijdse verrekening om de salarisperiode af te ronden. Meestal gebeurt dit maandelijks. Omdat de registraties van werknemers pas na 7 dagen definitief worden, adviseren wij om pas na minimaal 7 dagen na je salarisperiode een tussentijdse verrekening aan te maken. Selecteer als einddatum de laatste dag van de periode die je wilt afsluiten. Druk op Concept aanmaken en direct daarna op Uitvoeren. Klik vervolgens op Downloaden. Je kunt dit bestand gebruiken voor salarisadministratie en eventuele controle. Let op: indien je wijzigingen in het verrekenbestand aanbrengt, zijn deze wijzigingen niet zichtbaar in de werkgeversportal en ook niet in de Freddi app voor werknemers. Doe dit dus alleen in noodgevallen en informeer je werknemer(s) hierover.

Je gebruikt een eindafrekening om een periode (bijvoorbeeld een kwartaal of boekjaar) volledig af te sluiten. Werknemers kunnen geen ritten meer toevoegen en werkgevers kunnen geen wijzigingen meer aanbrengen. Omdat de registraties van werknemers pas na 7 dagen definitief worden, adviseren wij om pas na minimaal 7 dagen na de periode die je af wilt sluiten, een eindafrekening toe te voegen. We adviseren sowieso om je werknemers te informeren over het definitief afsluiten van de periode. Let op: om verschillen te voorkomen voeg je een eindafrekening toe, direct nadat je de laatste tussentijdse verrekening hebt toegevoegd. Indien je wijzigingen in de eindafrekening aanbrengt, zijn deze wijzigingen niet zichtbaar in de werkgeversportal en in de Freddi app voor werknemers. Doe dit dus alleen in noodgevallen en informeer je werknemer(s) hierover.

Klik links in het menu op Verrekeningen > Tussentijdse verrekening toevoegen. Let op: omdat de registraties van werknemers pas na 7 dagen definitief worden, adviseren wij om pas na minimaal 7 dagen na je salarisperiode een tussentijdse verrekening aan te maken. Indien je wijzigingen in het verrekenbestand aanbrengt, zijn deze wijzigingen niet zichtbaar in de werkgeversportal en in de Freddi app voor werknemers. Doe dit dus alleen in noodgevallen en informeer je werknemer(s) hierover.

Klik links in het menu op Verrekeningen > Eindverrekening toevoegen. Let op: omdat de registraties van werknemers pas na 7 dagen definitief worden, adviseren wij om pas na minimaal 7 dagen na de periode die je af wilt sluiten, een eindafrekening toe te voegen. We adviseren sowieso om je werknemers te informeren over het definitief afsluiten van de periode. Om verschillen te voorkomen voeg je een eindafrekening toe, direct nadat je de laatste tussentijdse verrekening hebt toegevoegd. Indien je wijzigingen in de eindafrekening aanbrengt, zijn deze wijzigingen niet zichtbaar in de werkgeversportal en in de Freddi app voor werknemers. Doe dit dus alleen in noodgevallen en informeer je werknemer(s) hierover.

7 dagen nadat de registratie door de werknemer is toegevoegd. Werknemers krijgen 7 dagen de tijd nadat ze de registratie hebben toegevoegd om deze eventueel te wijzigen. Na deze 7 dagen worden registraties automatisch definitief. Zodra registraties definitief zijn, kan de werkgever deze zien in de overzichten.

Wil je een periode of salarisperiode afsluiten? Voeg dan een Tussentijdse verrekening toe. Wil je een periode definitief afsluiten zodat niemand meer wijzigingen kan doorvoeren (bijvoorbeeld een kwartaal of boekjaar)? Voeg dan direct na de laatste Tussentijdse verrekening tevens een Eindverrekening toe.

Nee. Het is op dit moment nog niet mogelijk om Freddi te koppelen met een boekhoudsysteem. We hopen dit wel in de toekomst te ondersteunen.

Nee. Definitieve registraties kun je in de portal van Freddi niet meer wijzigen.
We hopen dit wel in de toekomst te ondersteunen.

Een klantadmin kan de werkgeversportal van Freddi beheren. Alle klantadmins hebben dezelfde rechten.

Een klantadmin kan de bedrijfsbrede vergoedingen aanpassen, werknemers toevoegen en bekijken, de budgetgroep (beschikbare vergoedingen) per werknemer aanpassen, een verrekenbestand met alle registraties inzien en perioden afsluiten.

Klik links in het menu op Admins en klik bovenaan de pagina op Admin uitnodigen. Vul de gegevens in en selecteer de uitnodigingsdatum. Klik onderaan de pagina op Admin Uitnodigen. Let op: een extra klantadmin heeft dezelfde rechten als alle andere klantadmins

Klik links in het menu op Admins > Zoek de Admin op en klik op Bekijken. Klik op Blokkeren om de Admin te blokkeren/verwijderen. Je kunt een Admin eventueel op een later moment altijd weer heractiveren.

Klik links in het menu op Admins > Kies het tabblad Geblokkeerd > Zoek de Admin op en klik op Bekijken. Klik op Heractiveren om de admin weer actief te maken.

Om Freddi goed te kunnen gebruiken hebben we gegevens van de werkgever nodig.

• Bedrijfsgegevens
• Factuurgegevens
• Admingegevens

Bekijk het Privacy Statement. Freddi neemt alle benodigde privacy maatregelen.

Bekijk het Privacy Statement. Freddi neemt alle benodigde privacy maatregelen.

Bekijk het Privacy Statement. Freddi neemt alle benodigde privacy maatregelen.

Bekijk het Privacy Statement. Freddi neemt alle benodigde privacy maatregelen.