De vier belangrijkste zaken over de nieuwe regelgeving

Een doorn in het oog voor de ene helft HR-professionals en directeuren, iets volledigs onbekend voor de andere helft. Wat weet jij over de wet- en regelgeving op het gebied van reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding? Meer dan 50% van de HR-managers en directeuren is niet op de hoogte van de recente wijzigingen, laat staan dat een correct beleid doorgevoerd wordt. We snappen het wel. Er zijn veel mitsen en maren om te overwegen. Maar ‘dan maar doen wat je altijd al deed’ is geen optie. Je bent wettelijk verplicht om in actie te komen, en geloof ons: je wil actie ondernemen! Het nieuwe beleid biedt alle kansen. Voor het besparen van tijd en geld en voor het verhogen van werknemerstevredenheid. Wat moét je doen en wat kún je doen?

Wil je als werkgever woon-werkverkeer onbelast vergoeden en misschien en ook een belastingvrije thuiswerkvergoeding bieden? Dan moet je nieuwe afspraken maken met je werknemers. Maar ook als je niets wijzigt, is actie vereist. Hoe zit dat? Om het makkelijk te maken, leggen we in vier kraakheldere bullets uit wat de nieuwe regelgeving inhoudt. We laten zien welke wijzigingen voor jou het meest aantrekkelijk zijn en helpen je bij het maken van een keuze.

De reiskostenvergoeding van toen naar nu

Het beleid dat we allemaal kennen is de ‘128-dagen-regeling’ van de Belastingdienst. Ook bekend als de 60%-norm: vertoont iemand 128 van de werkbare 214 dagen per jaar aantoonbaar hetzelfde gedrag als het gaat om reizen van en naar werk, dan is het voldoende aannemelijk is dat dit voor de overige dagen ook geldt. Dan mag je als werkgever een vaste, onbelaste reiskostenvergoeding uitkeren tot €0,21 per kilometer. Voor thuiswerken was voorheen geen vergoedingsregeling, maar sinds 2022 wel. In het bepalen van de voorspelbaarheid mag je dus ook thuiswerkdagen meenemen. Hierbij gaat het om het aantal dagen dat een werknemer thuis of op kantoor werkt. Welke dag in de week doet er niet toe, zolang een werknemer zich maar aan de afgesproken verhouding houdt.

Makkelijk? Ja. Beter? Niet per se.

Heb je de afspraken op papier, dan is aanvullende registratie bij het uitkeren van een vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding niet nodig. Makkelijk dus. Maar is het ook de beste optie voor jou en je mensen? Niet per se. Onder andere omdat we weten dat de vergoeding van €0,21 per kilometer al jaren ontoereikend is voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten. Laat staan dat een werknemer moet omrijden in verband met wegwerkzaamheden. Vergoeding naar verbruik is een stuk eerlijker en maakt werknemers meer tevreden.

Groeiende vraag naar hybride werken

Nieuw is de vergoeding voor een dag thuiswerken. Hiervoor mag je sinds 1 januari 2023 tot €2,15 per dag onbelast vergoeden. Hoewel het thuiswerkbeleid door corona plots een verplicht nummer was, groeide de vraag naar flexibiliteit: 70% van werkend Nederland wil (de optie tot) thuiswerken. Het nieuwe, hybride werken is een feit. Iets waar veel werkgevers nog steeds mee worstelen. Want een thuiswerkvergoeding, hoe werkt dat? En wat betekent dit voor de reiskosten op de dagen dat medewerkers wél naar kantoor komen? Om in te spelen op de groeiende behoefte aan flexibiliteit en om onterecht uitbetalen van onbelaste reiskostenvergoedingen te voorkomen, kondigde de Belastingdienst daarom in 2021 een aangepast beleid aan. Specifieke registratie van de vergoedingen rondom reiskosten en thuiswerken is sinds 1 januari 2022 verplicht voor iedereen die gebruik wil maken van de flexibiliteit. Voor werknemers ontzettend interessant; ze krijgen de flexibiliteit waar ze om vroegen en ontvangen altijd de vergoedingen waar ze recht op hebben.

Het voordeel van flexibiliteit

Voor directeur-eigenaren en HR-managers betekent de overstap naar een nieuw, flexibel beleid een procesverandering. Afstand doen van de vaste reiskostenvergoeding vraagt om een meer gedetailleerde registratie, maar is tegelijk dé kans om werknemers de flexibiliteit te bieden waar zij steeds meer naar zoeken. En blije collega’s betekent doorgaans blije klanten. Voor jou betekent het ook: nooit meer teveel betalen. Waar de vaste vergoeding het gemak kent van het gebrek aan registratie, kent het ook de soms onbewust fraudegevoeligheid: reist een medewerker van huis naar een klant, dan door naar kantoor en weer terug naar huis, dan wordt vaak de gehele rit gedeclareerd. Veel bedrijven werken tenslotte met een declaratie template dat dit als enige optie aanbiedt. Een deel van de vergoeding voor deze rit is echter al verwerkt in de maandelijkse reiskostenvergoeding. Niet iedere werknemer beseft dit of houdt er rekening mee. En dus betaal jij onterecht twee keer een kilometervergoeding. Andersom geldt ook: werkt iemand toch een dagje thuis, dan loont het om niet de reiskostenvergoeding, maar de thuiswerkvergoeding te betalen. Dat scheelt, uitgaande van een gemiddelde afstand tot kantoor van 25 kilometer, toch al snel €8 per medewerker per dag.

Waarom zou je (niet) overstappen naar flexibel vergoeding?

“Maar overstappen kost zoveel moeite”, horen we je denken. De nieuwe wetgeving rondom reiskostenvergoeding is voor directeuren en HR-managers echter absoluut geen vloek maar een zegen, als je weet hoe je ernaar moet kijken. Wellicht zie je op tegen het veranderen van registratie. In het meekrijgen van je werknemers en het omgaan met de weerstand vanuit de organisatie. Of ben je bang dat omdat het tijd kost, het je dus ook geld kost. Maar wij zijn hier om je te laten zien dat het juist tijd en geld oplevert. En minstens zo belangrijk: dat het omarmen van het nieuwe beleid juist tevreden medewerkers tot gevolg heeft.

Een nieuwe wet, een nieuw beleid

De wetswijziging betekent kort gezegd het volgende:

Je mag thuiswerken onbelast vergoeden met een vergoeding tot €2,15 per dag
Je bent verplicht (nieuwe) afspraken te maken met werknemers over thuis of op kantoor werken: je kiest voor vast of flexibel
Het (nieuwe) reispatroon moet in kaart worden gebracht, zowel woon-werkverkeer als zakelijke ritten en thuiswerkdagen.
De onbelaste vergoeding (tot €0,21 per kilometer) van woon-werkverkeer én thuiswerken op één dag is niet meer mogelijk; je kiest altijd een van de twee.

Maak snel de juiste keuze dankzij deze handige factsheet

Punt één is en twee zijn een feit. Punt drie is – dankzij een app als Freddi – snel geregeld. Nu is het tijd om te kiezen. Daar helpt dit handige keuzehulp-factsheet je bij. Bekijk de voor- en nadelen van vast en flexibel en kies op basis van helder inzicht wat het best bij je past.

Download keuzehulp

Plan een online demo

In deze gratis online demo van 30 minuten bespreken we aan de hand van jouw uitdagingen en behoefte of en hoe Freddi de oplossing is.